Årsmøtet ble innledet av at leder Imma M. Hübertz ønsker velkommen. Det var 37 medlemmer til stede.

Årsmøtet godkjenner Imma M. Hübertz som møteleder, Camilla H. Knutsen som referent og Per Otto Olsen som ordstyrer.

Forsamlingen holdt ett minutts stillhet for å minnes de av øyas innbyggere som har gått bort siste året; Frank Knutsen, Anna Pettersen, Peder Pedersen og Christina Hirsch.

Øyas nye innbygger Malou Severine Josephsen Pinck ønskes velkommen.

1. Innkalling og saksliste godkjennes

2. Årsberetningen leses og kommenteres i etterkant

- Parkeringsplasser: det presiseres rundt priser og regler for kjøp/ leie av p-plasser på Hagefjordbrygga

- Brygger på Hagefjorden: vi må huske på å beholde en mulighet for å utvide utover de 44 plassene vi allerede har i anlegget. Behovet for flere plasser er allerede til stede. Vi må og finne en god løsning for å håndheve regler og se på nye reler for bruk av anlegget ift. liggetid osv. Bryggekommitéen må se på ulike løsninger for betaling for bryggeplass hvis vellet må invester i nytt anlegg i kommende årene. Det bør og undersøkes hvilke muligheter en har til å søke kommunen og fylket om midler i og med at båtveien ligger mellom fylkes- og kommunal vei.

- Fartsgrense: Hvordan skal dette håndheves? Per Otto svarer at politiet har uttrykt plan om laserkontroll på øya. Kommentar fra styret om at dette er en like mye holdningsgivende fartsgrense som lovpålagt. Det sier noe om hvor fort en bør kjøre på øya og vi henstiller alle med motorisert kjøretøy å følge den nye fartsgrensen. Det er stor forskjell å møte på en sykkel eller en firehjuling i stor fart.

- Helikopterlandingsplasser: Hammene bør klargjøres som fast landingplass. Det må da flyttes ett strekk med ledninger. Vi kan be Norsk Luftambulanse komme å sjekke om landinsplasser er gode nok og høre hvilket underlag som egner seg på ny landingsplass ved Rekvikveien. Vellet skal holde helikopteroversikt oppdatert på nettsiden. Vi bør og undersøke om landingplassene på øya kan brukes til Sea King-helikoptre.

- Tilflytting: spørsmål fra salen hvordan vellet jobber med bopliktsaker. Leder kommenterer at vellets styre ikke har en mening ang boplikt pga politisk nøytralitet nedfelt i vellets vedtekter. Camilla poengterer at vi allikevel i årets styre følger med de saker som går via bopliktgruppa fra Sandøya, Lyngør og Borøya som jobber mot kommunen ang de sakene som er aktuelle. Det er vedtatt at Tvedestrand kommune skal ha boplikt og det må alle forholde seg til. Styret kommer ikke til å henvende seg direkte til huseiere i konkrete saker. Det kom og spørsmål om gruppa har fått tilbakemelding på brev som er sendt ut til eiere av «tomme» hus. Det har vi ikke p.t. Brev ble sendt ut i påska.

3. Regnskapet ble gjennomgått ved Ole (stedfortreder for Marianne). Det var ingen videre kommentarer fra salen.

4. Sandøyas nye nettside bled presentert ved Tom Viken som har ledet oppstarten. Siden var ikke helt ferdig, men vil bli videre oppdatert i dagene fremover. Økonomien i tilknytning til nettsiden ser ut til å bli i pluss. Styreleder rettet en stor takk til Eivind Krafft som har gjort en kjempeinnsats ift. nettsiden i årene som har vært og lagt et godt grunnlag for oppstart av ny side. Vi vet at mange følger med øya gjennom nettet hele året og Eivinds innsats har gjort det mulig å holde pådenne interessen. Takk!

5. Brøytemannskapet fikk rettet en stor takk etter en god innsats i vinter. Applaus fra salen vitnet om at befolkningen på Sandøya er svært fornøyd med veiene i vinter.

Takk også til Wilhelm for hjelp med stort og smått og til revisor Ulf Grøstad, samt de som har hjulpet til med å lage nettsiden.

6. Valg: En omrokkering i styret ble at vararepresentant Turid Hage går inn som fast styremedlem og Morten Anderson går inn som vara frem til årsmøtet neste år. May Hagane som har vært vara har flyttet og blir erstattet av May Zwilgmeyer.

Valgkommitéen har i år bestått av Lucy Liahjell og Eyvind Hermansen. Frank Knutsen var siste medlem. De har i år kommet frem til følgene styre:

Ingeborg Marcussen (1 år), Steinar Lund (1 år), Camilla H. Knutsen (1 år), Gry Hege Johnsen (2 år), Turid Hage (1 år), Per Otto Olsen (1 år), Kari Rem (2 år), Christopher Pinck ( 2 år), Roger Iversen (1 år), Morten Andersson (1 år), May Zwilgmeyer (2 år), Anne Killingmo (1 år). Forsamlingen valgte disse til nytt styre. Vellet takker de som trer ut av styret for god innsats. Det er Marianne Fridvold og Inger Margrethe Nordby

Valgkommiteen får også nye medlemmer. Det er Nina Noem Hansen, Linn Zwilgmeyer og Inger Margrethe Nordby. Forsamlingen valgte disse inn som ny kommité for ett år. En stor takk til Lucy Liahjell og Eyvind Hermansen (leder) som går ut av valgkommitéen etter flere års god innsats.

Til stede var det 43 medlemmer. Møtet ble åpnet av styrets formann Rolf Schøning og ble innledet av ett minutts stillhet for å minnes de av øyas beboere som har gått bort siste året: Turid Fridvold og Knut Knutsen.
Årsmøtet ønsket også øyas eneste nyfødte; Leon Amundsen velkommen.
Rolf Schøning ble valgt som møteleder og Camilla H. Knutsen som referent.

1. Årsmøtet godkjente innkalling og saksliste

2. Årsmelding: Styrets formann leste årsberetningen og denne ble godkjent av årsmøtet. Det var noen kommentarer fra salen som ble gjennomgått: Hva er situasjonen for tomteutvikling på Sandøya? Rolf fortalte fra prosessen med ny kommuneplan og vellets innspill til denne. Kommunen tok I siste runde dessverre ikke meget hensyn til innspillene fra vellet og tomteområdene har blitt mindreo g enkelte har bortfalt. Vi avventer nøyaktige tegninger og kartdata fra kommunens side. Hva gjelder de tomteområdene som er godkjent og tegnet inn er dette nå opp til grunneiere å videreutvikle. Havnen som var ønsket i Bukta på vestegården har blitt stanset av Fylkesmannen og blitt foreslått med en annen bliggenhet i samme området (rundt Geitholmen). Steinar Thorsen informerer fra den kommunale prosessen at dette neppe er mulig å få endret på. Hvordan kan vi få vervet flere medlemmer til vellet? Vellet hade for to år siden en runde med giroer i alle postkasser på øya. Man har ikke planer om dette i år. Imidlertid ble det bestemt på styremøte at en skal ha en egen vervestand på årets sommerbasar. Det oppfordres fra salen at en snakker med venner og bekjente om å melde seg inn. Det er flere som kan være med i ”brøytelag” hvis vellet ikke får ny brøytevakt til kommende vintersesong. Det er mulig å danne AS og finne løsninger med brøyting på omgang. Angående julebord så ble det spørsmål fra salen om man var for snar med å avlyse fjorårets julebord. Komitéen fra julebordet tilbakeviser dette og mener en liten uke før julebord var tilstrekkelig å vente, og at heller påmeldingene kom for sent. Det er mulig man skal tilbake til lapper i postkassene neste år. En takk rettes fra Sandøy Vel til Wilhelm Arvesen og til Eivind Krafft. Til Wilhelm for innsats som brøytemannskap og til Eivind som ansvarlig for våre verdifulle nettsider.

3. Regnskap Regnskapet er godkjent av revisor. Kasserer Inger Margrethe Nordby orienterte og gjennomgikk regnskapet. Det er et noe spesielt regnskap i år på grunn av store summer på øremerkede midler for traktor/ lån. Derfor må den oppgjorte beholdningen på kr. 429 185,23 per 31.03.2008 sees i lys av dette. Regskapet ble godkjent av årsmøtet.

4. Kontingent Styret foreslo å øke kontingenten for vellets medlemmer til kr. 200,- per person. Årsmøtet godkjente dette og fastholder kontingent per medlem.

5. Parkeringsplasser på Hagefjordbrygga Rolf fortalte om prosessen med reguleringsplan og samarbeide og avtale med kommunen om parkeringsområdet på Hagefjordbrygga/ Persøygård. Kommentarer fra salen: Ønske om at de som har kjøpt innskuddsplass i første omgang (2005) får førsterett på de ytterste plassene mot Hagefjordbrygga. Dette ønske etterkommes ikke fordi det kan ikke gjennomføres på en rettferdig måte. Ønske om faste plasser og at det skal være lov til å parkerer tilhengere på plassene. Angående faste plasser har dette vært tatt opp flere ganger, men det blir foreløpig en ordningat alle kan parkere der det er plass på vellets områder. Dvs. de som har kjøpt innskuddsplass. Angående parkering av tilhengere er dette i avtalen mellom vellet og kommunen. Kommentar fra salen at dette muligens ikke er juridisk riktig av kommunen. Styret oppfordrer de som har p-plass om å forholde seg til den kontrakten som er inngått

6. Bryggeanlegget på Hagefjordbrygga: Innspill før årsmøtet fra et medlem om vellet har planer for renovering av flytebryggene og evt kostnadene på dette. Styreformann informerte om at det foreligger to konkrete planer for utbygging av Hagefjordbrygga og området rundt. Dette innebærer også delen der flytebryggene ligger. Vellet ønsker å avvente disse planene, men vil være en aktiv part i planleggingen og en høringspart hos utbyggerene. Vellet er innkalt til infomøte i kommunen med de aktuelle aktører og høringspartene og den første utbyggingssaken skal opp i kommunestyret allerede i mai. Vellet må henge med videre for at øyas beste skal ivaretas.

7. Motorisert ferdsel: Marianne underrettet om styrets forslag til søknad til kommunen/ vegvesenet for regulering av motorisert ferdsel på Sandøya. Styrets forslag om å begrense farten til max 30 km/t, ble endret til 20 km/t etter medlemflertallets ønske. Det ble også diskutert ulike erfaringer og synspunkter og man ser en rekke utfordringer med motorisert ferdesel pga. utsatt skolevei, besøk/ utleie av kjøretøyer, parkering ved brygger, ferdsel i utmark, håndheving av regler, m.m. Vi trenger bl.a. bedre skilting og en aktiv holdning til reglene rundt motorisert ferdsel slik det er på andre kommunale veier. Årsmøtet vedtok at styret i vellet får myndighet til å ta de grep som trengs for å begrense motorisert ferdsel på øya.

8. Det var kommet inn søknad om midler fra Sandøya Barnehage, til gjerder og uteleker, på kr. 3000,-. Styret anbefaler at dette innvilges og årsmøtet innvilger. Hagefjorden idrettslags har søkt om støtte på inntil kr. 3 000,- for rydding av stier på øya. Styret foreslår å innvilge dette og årsmøtet vedtar det samme.

9. Valg: Valgkomittèen har dessverre ikke lykkes å finne en kandidat for ledervervet i vellet. Det er imidlertid funnet 8 personer som skal være Sandøy Vels styre neste året og to vara-representanter. Styret konsitiuerer seg selv på styremøte og finne en leder blant de åtte. Styret er valgt som følger: Steinar Lund (2 år) Camilla H. Knutsen (2 år) Kari Rem (1 år) Marianne Fridvold (1 år) Inger Margrethe Nordby (1 år) Ingeborg Marcussen (2 år) Per Otto Olsen (2 år) Morten F. Andersson (2 år)
Vara: Roger Iversen (2 år) Turid Hage (2 år) Anne Killingmo (1 år) May Hagane (1 år)
Sandøy Vel takker de representantene som trer ut av styret og en spesiell takk til Rolf Schøning som har ledet styret i to perioder.

Til stede: Turid, Per Otto, Steinar, Cristophe og Imma. Vara : Roger

1. Avklaringer rundt måking av Rekvikveien. Robert Noem Hansen ble for en tid tilbake spurt om han kunne være disponibel for å måke veien ned til Rekvika. I et tilfelle der det ikke er mulig for rutebåten å komme frem i isen lenger, er Rekvika – Hagefjordbrygga det korteste strekket over Hagefjorden og her er det mulig å spenne et tau fra den ene siden til den andre. Velstyret ser det imidlertid som sannsynlig at rutebåten klarer å holde råka til Haven åpen resten av issesongen, dessuten vil det være mer aktuelt å ferdes på isen fra Haven, da man her ikke trenger å krysse noen råk. I utgangspunktet ble Robert spurt fordi traktoren han kjører er mindre en veltraktoren og lettere kommer frem på Rekvikveien, Robert har allerede måkt til Rekvika en gang men velstyret konkluderte med at vi i år ikke trenger brøyteberedskap ut over veltraktoren og de som brøyter med denne.

2. Orientering fra møte i Bolystgruppa ved Turid, Per Otto og Imma. Se eget referat fra dette møtet som Camilla har skrevet.

3. Sørlandets maritime og rutebåttilbudet under periode med havis. Roger fortalte at han har vært i kontakt med Sjøfartsdirektoratet for å avklare hvilke sertifiseringer som er nødvendig for båter som skal ferdes i den type isforhold vi opplever i vinter. Velstyret ser det som svært bekymringsfullt hvis båtene til Sørlandets maritime ikke har de sertifiseringer som skal til for å gå i is, styret er i første rekke opptatt av de sikkerhetsmessige sidene ved dette. Det ble avtalt at Roger og Steinar ser nærmere på saken og tar kontakt med Sjøfartsdirektoratet igjen. Imma tar kontakt med Lyngør vel og tar initiativ til en felles oppsummering av situasjonen i vinter samt felles henvendelse til blant annet Fylkeskommunens samferdselsavdeling.

4. Ved årsmøtet i April er det fem av styrets faste medlemmer som er ferdig med sin periode i styret, ingen av disse ønsker gjenvalg. Av de tre vararepresentantene er det kun Roger som ønsker å sitte en ny periode. Valgkommiteen er orientert om dette.

5. Imma ønsker at utskifting av bryggeanlegget på Hagefjordbrygga skal komme opp som sak på årsmøtet og at det her skal stemmes over et konkret forslag til finansiering av nytt anlegg. Imma har vært i kontakt med næringssjef Solveig Rørvik i Tvedestrand kommune som for tiden innhenter priser på det anlegget som kommunen ønsker å etablere på Hagefjordbrygga. Velstyret ble bedt om å tenke gjennom løsninger for finansieringsmodell for nytt anlegg og praktisk gjennomføring til neste styremøte. Imma snakker nærmere med Solveig Rørvik om kommunens planer.

6. Evt.: Det må brøytes med fres på helikopterlandingsplassen ved Rekvika, slik at det ikke danner seg haug som kommer i veien for helikopteret ved landing. Jordhaug som også ligger her må fjernes når snø/frost forsvinner. 

Turid hadde også en kort gjennomgang av transaksjoner hun som kasserer har utført siden forrige møte.

REFERAT FRA STYREMØTE 18.01.2010

Til stede: Turid, Gry Hege, Steinar, Per Otto og Imma

Vararepresentanter forsøkt innkalt for Camilla, Christophe og Kari uten at dette lyktes.

1. Turid gikk gjennom regnskap for velet for perioden 01.04.09 – 31.04.09. Regnskapet ble sammenlignet med tilsvarende regnskap fra 2008 og avvik i de ulike postene ble diskutert. Beholdning per 31.12.2009 er 257.937,81 og det anses at økonomien er god. Med et enkelt oppsett (tilsvarende det som brukes til årsregnskapet) er det lett for styremedlemmene å få en grei oversikt over økonomien. Det anbefales for fremtiden at slike regnskap blir lagt frem for styret av kasserer hvert kvartal. 

2. Turid har laget en oversikt med forslag til faktureringsrutiner. Det er viktig at fakturering av medlemskontingent og leie av parkeringsplasser blir sendt ut rett over nyttår. Eivind Kraft har sagt seg villig til å skrive ut fakturaer etter oppdatert medlemsliste. Fakturering av annonseplasser på Sandøya.no blir gjort en gang i året og siden ny webside ble opprettet i april er det naturlig at faktureringen blir da. Oversikt over faktureringsrutiner vil være en nyttig ”huskeliste” for kommende kasserere. Turid kommenterer at omfanget av arbeidet og antall bilag har økt merkbart siden sist hun var involvert i kassererjobben for noen år tilbake. Dette skyldes sannsynligvis flere faktorer, som at det nå faktureres for p-plasser og annonser på hjemmeside, at brøytejobben er delt mellom flere og at det generelt har vært stor aktivitet det siste året.

3. Turid stilte spørsmål om man skal stryke navn fra medlemslisten når disse ikke har betalt medlemskontingent de siste to år. Styret er enige om følgende rutine fra nå av: Medlemmer som ikke har betalt kontingent de siste to år strykes fra medlemslisten og mottar dermed ikke lenger faktura. I forkant av dette har velet sendt ut påminning til den det gjelder med oppfordring om å betale, vedkommende blir imidlertid ikke varslet i det denne strykes fra medlemslisten. Medlemmer som ikke har betalt medlemskontigent for innværende år har verken møte- eller stemmerett ved Sandøy vels årsmøte. Styret vil opplyse om dette ved innkallelse til årsmøte og be om at alle respekterer dette.

4. Det har ikke vært større komplikasjoner ved årets kuldeperiode som førte til islagt sjø rundt deler av Sandøya. Østegårdsfolket har en periode måttet ta rutebåten fra Haven da det ikke har vært mulig å komme gjennom isen inn til brygga i Sandøykilen. Privatpersoner laget råk i isen fra Kilen ut i Hagefjorden da været begynte å bli mildere og mandag 18. januar kjørte igjen rutebåtene som normalt fra Kilen. Enkelte husstander på bl.a. Hella og Hauketangen har hatt frosset vann i en periode, men hovedvannledningen til øya har ikke frosset, slik det på et tidspunkt var frykt for fra Tvedestrand kommunes side. 

5. Arvid Røseth-Hansen har inspisert de tre ventebuene. Han har estimert vedlikehold for ca. 10 000,- i tillegg ser han for seg at malingsarbeid kan utføres som sommerjobb av skoleelever. Per Otto ber Arvid sette i gang med jobben raskes mulig. Imma setter opp plakat på Hauketangen og i Haven om at buene skal renoveres og at folk som har ting stående i buene må fjerne dette innen gitt dato.

6. Brøytejobben har så langt gått veldig fint i år, det har ikke vært reparasjoner på utstyr og øyfolket synes å være godt fornøyd. Det er imidlertid ikke kommet grus til strøing av veiene denne sesongen, hittil har det ikke vært behov, men grus må på plass raskest mulig. Steinar tar kontakt med grunneier for tomta til den gamle branngarasjen (Grønne bukta) og spør om det lar seg gjøre å lagre noe grus her vinterstid. Plassen som tidligere er blitt brukt, på toppen av Hagkleiva, er nå blitt adkomstvei for Sonja og Eric Amundsens nye bolig og kan ikke lenger brukes til formålet.

7. Under evt. tok Steinar opp at han fremdeles står som eier av velets traktor, siden velet på det tidspunktet traktoren ble kjøpt ikke var registrert i Brønnøysundregisteret. Imma innrømmer å ha somlet litt med en søknad som skal kompletteres og sendes Brønnøysund og lover å få sendt søknaden av sted raskest mulig. Camilla som har vært gjennom tilsvarende søkeprosess for idrettslaget har sagt seg villig til å assistere.