Til stede: Tom Viken, Gry Hege Johnsen, Robert Noem, Elling Vidar Andersen, Christoph Pinck og Marit Sandboe

Styremøte i Sandøy vel 03.05.10 Til stede: Tom Viken, May Zwilgmeyer, May Olsson, Kari Rem, Roger D. Iversen, Robert Noem , Christoph Pinck, Ingeborg Marcussen Hübertz, Steinar Lund og Marit Sandboe

1. Styret konstituerer seg: Formann: Tom Viken (valgt) Nestleder: May Olsson Sekretær: Marit Sandboe Kasserer: Pekes ut på neste møte (7.juni) Ansvar bryggeanlegg Hagefjordbrygga: Roger Nilsen Ansvar Kjennhaug: May Olsson Ansvar traktor: Christoph Pinck

2. Økonomisystem Velets regnskap blir stadig mer omfattende. Styret går inn for at det vurderes innkjøp av et økonomiprogram som kan lette arbeidet. Tom vurderer dette sammen med kasserer fra forrige styre, Turid Hage.

3. Orientering v/ Steinar Lund om oppgaver knyttet til Kjennhaug og til traktor. Avtalte en omvisning på Kjennhaug med May, med gjennomgang av det tekniske, samt brannsikkerhet. Han minnet om at det snarest bør gjøres en avtale om traktorvedlikehold nå etter vinterbrøytinga.

4. Arrangementer Dugnad på Kjennhaug laurdag 11.05: Tom og May. Robert tar ansvar for tak til varmepumpe. 17.mai: Kari og Marit setter opp komité og gjør de nødvendige avtaler. May er konfransier Sommerbasar: Tom og Kari har ansvaret. Steinar minner om at premier må ordnes før sommerferien. Roger overtar ansvaret for geværene. Bryggedugnad Hagefjordbrygga: 18/9 Hummerfest: 30/10. Steinar minner om at musiker Heldal bør kontaktes tidlig. May tar ansvar for at dette blir gjort. Julebord: Dato fastsettes til høsten

5. Viktige saker som bør følges opp fra forrige periode v/ Imma

Skolesaken: Christoph tar ansvar for å danne en egen gruppe som jobber med dette i forkant av valg neste år. Alle i styret følger med i media/lokalpolitikk dersom nye innspill i saken kommer før den tid.

Ventebuene i Haven og på Hauketangen trenger vedlikehold. Robert følger opp dette.

Bryggeanlegget: Roger

Helikopterlandingsplasser: Robert

Tilflytting: Bolystgruppa fortsetter sitt arbeid.

Båtruter: Roger

Hjemmeside: Tom

For styret, Marit Sandboe, sekretær

Til stede: Imma, Steinar, Per Otto, Turid og Camilla

Ikke til stede: Kari, Cristophe og Gry Hege

1. Bolystmidler:

Kommunal og regionaldept. utlyser midler til bruk av utvikling i disktriktene, både formål ved kultur, næring og annet. Sandøy Vel søker støtte til etablering av bryggefond, for å bytte ut eksisterende bryggeanlegg på Hagefjorden. Bolystgruppa søker støtte til evt. tomtekjøp eller andre tiltak for å utvikle boligsistuasjonen på Sandøya.

2.    Vinteren med Sørlandets Maritime:

På grunn av havis over lengre tid har vinteren med båtkommunikasjon til og fra Sandøya vært en utfordring. I motsetning til Lyngør har vi hatt båtruter hele tiden, men i begrenset omfang. Sandøykilen og Hauketangen har i flere uker vært uten betjening, og taxibåten lå ute av drft i nesten to måneder. Det ble satt opp minimalt med ekstraruter, kun en rute lørdag og én søndag. Dette gjorde at fritidsaktiviteter og arbeidstider utenom 9-16 har vært vanskelig å gjennomføre for folk på Sandøya. I tillegg kommer problemer for varetransport, osv. Men folk på øya har vært flinke til å områ seg, og båtførerne har stort sett vært behjelpelige og fleksible. Det samme kan dessverre ikke sies om ledelsen og styret i SM. Der har vært liten eller forvirrende kommunikasjon, dårlig oppdatering og formidling av tilleggsruter, manglende informasjon om tilstanden og utilstrekkelige fartøy for havis. Det har vært fravær av snare løsninger og vilje til å strekke seg lengre i en svært vanskelig situasjon for mange øyboere. I tillegg fremstår samarbeidet og kommunikasjonen innad i SM som dårlig, spesielt mellom daglig leder og mannskap. Styrets uttalelse i Tvedestrandsposten at «sånn er det å bo på øy», er bare håpløst. Sandøy vel har hele tiden måttet etterspørre info, vi har ikke fått noen henvendelsser fra daglig leder, styret eller kommunen om situasjonen, bortsett fra delvis informasjon om ruteendringer til nettsiden.

Sandøy vel og Lyngør vel har holdt tak i situasjonen så godt det har vært mulig og vellet har prøvd å oppdatere ruter på nettsiden, og samarbeide med båtfører om isbryting og koordinering av tilbud. På Lyngør har de engasjert fylket og kommunen siden de i en periode var helt uten båtforbindelse. Dette har resultert i at det skal holdes et møte mellom alle involverte parter i april, og Sandøy Vel skal sammen med Lyngør vel på forhånd lage en utredning basert på erfaringer fra vinteren. Vi har sett på anbudspapirer fra fylket og finner en rekke mangler i forhold til dette.

3. Årsmøte 2010: 

Årsmøtet holdes på Kjennhaug torsdag 22/4 kl. 19.00. Per Otto er ordstyrer, Camilla referent og Imma møteleder. Turid informerer fra regnskap. Gry Hege blir spurt om å handle kringle og styret møter én time før møtet for å dekke på. Imma har kontakt med valgstyret.

4. Ventebuer:

På grunn av snøen som har lagt så lenge har det ikke blitt gjort noe med ventebuene i vinter. Arvid er satt på saken. Per Otto henter livredningsbøyer og henger opp på kommunale brygger.

5. Bryggeanlegget på Hagefjorden:

Vi har i mange år vært så priveligerte at vi har hatt gratis brygger på Hagefjorden, åpne for alle. Dette er et tilbud som ikke er mange forunt langs kysten der vi bor. Men nå er bryggeanlegget slitt og gammelt og kostnadene for opprusting store. Vellet ønsker i våres å samle inn penger til nytt bryggeanlegg på Hagefjordbrygga. Dette er en prosess som vi ser burde vært startet for flere år siden, men nå er tiden kommet for å konkret se på ny brygge og skaffe til veie kapitalen som trengs. Styret har utformet et forslag som presenteres på årsmøtet og medlemmene skal stemme over dette.

Forslag: alle husstander på Sandøya, frtidsboliger og faste hustander, tilskrives med brev og giro for innbetaling til felles bryggeanlegg på Hagefjorden. Foreslått sum er kr. 1000,- for fast bolig og kr. 500,- for fritidsbolig. Det er full anledning til å betale høyere beløp.

Bryggeanlegget på Hagefjorden er svært verdifullt for de som bor og ferierer på Sandøya, og det er viktig at vi klarer å beholde plassene våre der nå når kommunen skal til med eget anlegg. Derfor er det viktig å skaffe nok penger til at vi sikrer vår egen brygge i denne prosessen. Camilla skriver et utkast til brev og Turid skaffer adresselister.

6. Brøyting:

Årets brøytejobb har vært fabeaktig! Snøen har lagt i ca tre måneder og det har vært flott brøytet og skrapt hele tiden. Dessverre ønsker ikke Rolf å fortsette med brøyting i neste sesong, så vi må skaffe andre som kan ta denne jobben før neste vinter. Vi har p.t. en toårskontrakt med kommunen som utløper vinteren 2011.

7. Vellet er nå registrert i Brønnøysundregisteret og har eget org. nummer. Registeret må ha en bekreftelse på hvilke funksjoner i styret som ahr rett til å signere på vellets vegne ved bruk av org. nr og dette skal årsmøte ta stilling til. Styret foreslår at leder og kasserer har signeringsrett.

8. Turid og Imma skal i møte med DnB for videre planlgging av traktorlån. Lånet har muligenslitt lang løpetid i forhold til vår økonomi, og renta har gått endel opp. 

Til stede: Turid, Per Otto, Steinar, Cristophe og Imma. Vara : Roger

1. Avklaringer rundt måking av Rekvikveien. Robert Noem Hansen ble for en tid tilbake spurt om han kunne være disponibel for å måke veien ned til Rekvika. I et tilfelle der det ikke er mulig for rutebåten å komme frem i isen lenger, er Rekvika – Hagefjordbrygga det korteste strekket over Hagefjorden og her er det mulig å spenne et tau fra den ene siden til den andre. Velstyret ser det imidlertid som sannsynlig at rutebåten klarer å holde råka til Haven åpen resten av issesongen, dessuten vil det være mer aktuelt å ferdes på isen fra Haven, da man her ikke trenger å krysse noen råk. I utgangspunktet ble Robert spurt fordi traktoren han kjører er mindre en veltraktoren og lettere kommer frem på Rekvikveien, Robert har allerede måkt til Rekvika en gang men velstyret konkluderte med at vi i år ikke trenger brøyteberedskap ut over veltraktoren og de som brøyter med denne.

2. Orientering fra møte i Bolystgruppa ved Turid, Per Otto og Imma. Se eget referat fra dette møtet som Camilla har skrevet.

3. Sørlandets maritime og rutebåttilbudet under periode med havis. Roger fortalte at han har vært i kontakt med Sjøfartsdirektoratet for å avklare hvilke sertifiseringer som er nødvendig for båter som skal ferdes i den type isforhold vi opplever i vinter. Velstyret ser det som svært bekymringsfullt hvis båtene til Sørlandets maritime ikke har de sertifiseringer som skal til for å gå i is, styret er i første rekke opptatt av de sikkerhetsmessige sidene ved dette. Det ble avtalt at Roger og Steinar ser nærmere på saken og tar kontakt med Sjøfartsdirektoratet igjen. Imma tar kontakt med Lyngør vel og tar initiativ til en felles oppsummering av situasjonen i vinter samt felles henvendelse til blant annet Fylkeskommunens samferdselsavdeling.

4. Ved årsmøtet i April er det fem av styrets faste medlemmer som er ferdig med sin periode i styret, ingen av disse ønsker gjenvalg. Av de tre vararepresentantene er det kun Roger som ønsker å sitte en ny periode. Valgkommiteen er orientert om dette.

5. Imma ønsker at utskifting av bryggeanlegget på Hagefjordbrygga skal komme opp som sak på årsmøtet og at det her skal stemmes over et konkret forslag til finansiering av nytt anlegg. Imma har vært i kontakt med næringssjef Solveig Rørvik i Tvedestrand kommune som for tiden innhenter priser på det anlegget som kommunen ønsker å etablere på Hagefjordbrygga. Velstyret ble bedt om å tenke gjennom løsninger for finansieringsmodell for nytt anlegg og praktisk gjennomføring til neste styremøte. Imma snakker nærmere med Solveig Rørvik om kommunens planer.

6. Evt.: Det må brøytes med fres på helikopterlandingsplassen ved Rekvika, slik at det ikke danner seg haug som kommer i veien for helikopteret ved landing. Jordhaug som også ligger her må fjernes når snø/frost forsvinner. 

Turid hadde også en kort gjennomgang av transaksjoner hun som kasserer har utført siden forrige møte.

Årsmøte i Sandøy Vel, 22. april 2010

41 medlemmer var til stede.

Møtet ble åpnet med leder Ingeborg Marcussen Hübertz som ønsket velkommen og redegjorde for innkomne saker og søknader.

Årsmøtet godkjente saksliste og innkalling til årets samling.

Camilla H. Knutsen ble valgt som referent, Per Otto Olsen som ordstyrer og Ingeborg M. Hübertz som møteleder.

Årsmøtet fulgte tradisjonen med å holde ett minutts stillhet for de av øyas innbyggere som har gått bort siden sist årsmøte. Dette var Olinda Halvorsen Rapp og Elsa Olsen.

Det ble og ønsket velkommen til øyas nyfødte innbyggere siden sist, og det var i år Storm Ariel Fokkens, Daniel Neo Canillo og Hans Victor Iversen.

Møteleder leste gjennom årsberetningen og kasserer Turid Hage gjennomgikk regnskapet for 2009. Deretter åpnet årsmøtet for kommentarer og spørsmål.

Anne Killingmo etterlyser en innmeldt sak til årsmøtet. Denne saken ble oppfattet som en styresak av leder i vellet så denne er tatt videre til styret.

Det ble kommentert at helikopterplass ved Rekvikveien må ryddes for jordhaugen som ligger der snarest. Det påpekes også at det skal brøytes hele vinteren på denne plassen. Dette var i år vanskelig pga jordhaugen som ble liggende etter opparbeiding av plassen.

Det ble kommentert at pengebeløpet som ble søkt om til skilt på øya var stort. Dette beløpet er basert på priser oppgitt fra leverandør og er profesjonelt utførte skilt og tavler. Leder bemerker at dette er Bolyst-midler vi søker om spesielt til dette, og at disse pengene ikke tas fra andre formål.

Styret ved leder ba Årsmøtet godkjenne at leder og kasserer sammen skal ha signeringsrett ifm. bruk av organisasjonsnummer og registrering i Brønnøysundregisteret.

Årsmøtet vedtok dette. Ett medlem hadde kommentar om at to personer var for lite for store beløp, men ville ikke fremme konkret nytt forslag.

Sandøya Mat v. Lucy Liahjell søkte Årsmøtet om kr. 3000,- i støtte til frakt av butikkbilen til og fra EU-kontroll. Årsmøtet vedtok dette.

Ingeborg M. Hübertz la frem styrets tanker og planer for full utskifting av vellets flytebrygger på Hagefjordbrygga:

Sandøy Vel har vedtatt at vi skal verne om vellets 44 bryggeplasser på Hagefjorden. Tvedestrand kommune v/ Tvedestrand Vekst har overtatt reguleringsplanen for området, men denne er ikke klar enda. Denne innebærer bl.a. stort bryggeanlegg, hytter, kaiområde og skjellanlegg. Kommunen håper på ferdigstillelse av nytt flytebryggeanlegg på Hagefjordbrygga i 2011. Kommunen ønsker at Sandøy Vel skal kjøpe plasser innenfor deres anlegg, evt. vente med vår utskifting til de er klare så vi får like brygger. Sandøy Vel ønsker fortrinnsvis å være uavhengige.

Sandøy vel vet ikke om de nåværende planene blir realisert og forbereder seg på at vi må bytte ut brygger selv, i hvert fall ha det som reserveplan. Uansett må vi ut med store beløp for brygger de nærmeste år, helst innenfor 2010. Dette må finansieres av medlemmer/ brukere av bryggeanlegget, antakelig via banklån.

Det er nedsatt en kommité som skal jobbe konkret med dette utover våren/ sommeren. De skal finne priser og leverandører, holde kontakt med kommunen og finne en ordning for finansiering og bruk av bryggene.

Kommentarer fra Årsmøtet var bl. a.:

● Alle hytter/ husstander betaler feks. kr 500,- per år i 10 år eller kr. 1000,- i 5 år for å dekke banklån.

● Båter skal ha oblater som viser at det er betalt for å ligge ved bryggene.

● Vellet må sikre avtale med kommunen om fortøying av flytebrygga på kommunens grunn.

● Vi avventer videre gang i planene til Tvedestrand Vekst, men jobber parallelt med egne planer for å ikke henge helt etter hvis de skulle falle bort.

Valget ble avholdt og styremedlemmer ble valgt inn som foreslått av årets valgkommité.

Tom Viken - Leder (2 år)

Roger D. Iversen (1 år)

Robert Noem (2 år)

Marit Sandboe (2 år)

May Olsson (2 år)

Gry Hege Johnsen (1 år)

Kari Rem (1 år)

Christopher Pinck (1 år)

Elling Vidar Andersen (2 år) Vararepresentant

Ragnvald Zwilgmeyer (2 år) Vararepresentant

Ingeborg M. Hübertz (2 år) Vararepresentant

May Zwilgmeyer (2 år) Vararepresentant

Styret takket de avtroppende styremedlemmer og Årsmøtet klappet inn de nyvalgte.

Styret takket Rolf Steen for utmerket brøyting i vinter og bemerket at Rolf ikke fotsetter til neste år, så hvis noen ønsker jobben med brøyting kan de kontakte vellets styre.

Eivind Krafft fikk takk for hjelp med giroutsendelse som blir gjort hvert år.

Revisor Ulf Grøstad fikk og takk for godt utført jobb og trofast revisjon av vellets regnskap.

Ole Tom informerte på slutten av møtet om renovasjonen på Sandøya. Han bemerket bl.a. at tømming av søppel i restcontainerne på Hagefjordbrygga kun er for renovatører og for sommergjester med ferierenovasjon. Containere kan leies på Hagefjorden og større søppelkasser kan leies på øya.

Årsmøtet ble innledet av at leder Imma M. Hübertz ønsker velkommen. Det var 37 medlemmer til stede.

Årsmøtet godkjenner Imma M. Hübertz som møteleder, Camilla H. Knutsen som referent og Per Otto Olsen som ordstyrer.

Forsamlingen holdt ett minutts stillhet for å minnes de av øyas innbyggere som har gått bort siste året; Frank Knutsen, Anna Pettersen, Peder Pedersen og Christina Hirsch.

Øyas nye innbygger Malou Severine Josephsen Pinck ønskes velkommen.

1. Innkalling og saksliste godkjennes

2. Årsberetningen leses og kommenteres i etterkant

- Parkeringsplasser: det presiseres rundt priser og regler for kjøp/ leie av p-plasser på Hagefjordbrygga

- Brygger på Hagefjorden: vi må huske på å beholde en mulighet for å utvide utover de 44 plassene vi allerede har i anlegget. Behovet for flere plasser er allerede til stede. Vi må og finne en god løsning for å håndheve regler og se på nye reler for bruk av anlegget ift. liggetid osv. Bryggekommitéen må se på ulike løsninger for betaling for bryggeplass hvis vellet må invester i nytt anlegg i kommende årene. Det bør og undersøkes hvilke muligheter en har til å søke kommunen og fylket om midler i og med at båtveien ligger mellom fylkes- og kommunal vei.

- Fartsgrense: Hvordan skal dette håndheves? Per Otto svarer at politiet har uttrykt plan om laserkontroll på øya. Kommentar fra styret om at dette er en like mye holdningsgivende fartsgrense som lovpålagt. Det sier noe om hvor fort en bør kjøre på øya og vi henstiller alle med motorisert kjøretøy å følge den nye fartsgrensen. Det er stor forskjell å møte på en sykkel eller en firehjuling i stor fart.

- Helikopterlandingsplasser: Hammene bør klargjøres som fast landingplass. Det må da flyttes ett strekk med ledninger. Vi kan be Norsk Luftambulanse komme å sjekke om landinsplasser er gode nok og høre hvilket underlag som egner seg på ny landingsplass ved Rekvikveien. Vellet skal holde helikopteroversikt oppdatert på nettsiden. Vi bør og undersøke om landingplassene på øya kan brukes til Sea King-helikoptre.

- Tilflytting: spørsmål fra salen hvordan vellet jobber med bopliktsaker. Leder kommenterer at vellets styre ikke har en mening ang boplikt pga politisk nøytralitet nedfelt i vellets vedtekter. Camilla poengterer at vi allikevel i årets styre følger med de saker som går via bopliktgruppa fra Sandøya, Lyngør og Borøya som jobber mot kommunen ang de sakene som er aktuelle. Det er vedtatt at Tvedestrand kommune skal ha boplikt og det må alle forholde seg til. Styret kommer ikke til å henvende seg direkte til huseiere i konkrete saker. Det kom og spørsmål om gruppa har fått tilbakemelding på brev som er sendt ut til eiere av «tomme» hus. Det har vi ikke p.t. Brev ble sendt ut i påska.

3. Regnskapet ble gjennomgått ved Ole (stedfortreder for Marianne). Det var ingen videre kommentarer fra salen.

4. Sandøyas nye nettside bled presentert ved Tom Viken som har ledet oppstarten. Siden var ikke helt ferdig, men vil bli videre oppdatert i dagene fremover. Økonomien i tilknytning til nettsiden ser ut til å bli i pluss. Styreleder rettet en stor takk til Eivind Krafft som har gjort en kjempeinnsats ift. nettsiden i årene som har vært og lagt et godt grunnlag for oppstart av ny side. Vi vet at mange følger med øya gjennom nettet hele året og Eivinds innsats har gjort det mulig å holde pådenne interessen. Takk!

5. Brøytemannskapet fikk rettet en stor takk etter en god innsats i vinter. Applaus fra salen vitnet om at befolkningen på Sandøya er svært fornøyd med veiene i vinter.

Takk også til Wilhelm for hjelp med stort og smått og til revisor Ulf Grøstad, samt de som har hjulpet til med å lage nettsiden.

6. Valg: En omrokkering i styret ble at vararepresentant Turid Hage går inn som fast styremedlem og Morten Anderson går inn som vara frem til årsmøtet neste år. May Hagane som har vært vara har flyttet og blir erstattet av May Zwilgmeyer.

Valgkommitéen har i år bestått av Lucy Liahjell og Eyvind Hermansen. Frank Knutsen var siste medlem. De har i år kommet frem til følgene styre:

Ingeborg Marcussen (1 år), Steinar Lund (1 år), Camilla H. Knutsen (1 år), Gry Hege Johnsen (2 år), Turid Hage (1 år), Per Otto Olsen (1 år), Kari Rem (2 år), Christopher Pinck ( 2 år), Roger Iversen (1 år), Morten Andersson (1 år), May Zwilgmeyer (2 år), Anne Killingmo (1 år). Forsamlingen valgte disse til nytt styre. Vellet takker de som trer ut av styret for god innsats. Det er Marianne Fridvold og Inger Margrethe Nordby

Valgkommiteen får også nye medlemmer. Det er Nina Noem Hansen, Linn Zwilgmeyer og Inger Margrethe Nordby. Forsamlingen valgte disse inn som ny kommité for ett år. En stor takk til Lucy Liahjell og Eyvind Hermansen (leder) som går ut av valgkommitéen etter flere års god innsats.